Cómo establecer un flujo de trabajo para abordar las infracciones a las horas de servicio

Desde que entró en vigor el Mandato de ELD, los gerentes de cumplimiento deben asegurarse de que su flota cumpla con las regulaciones de HOS o enfrentar graves consecuencias. Las sanciones por no cumplir incluyen multas (posiblemente de miles de dólares), bajos puntajes de Cumplimiento, Seguridad y Responsabilidad (CSA, por sus siglas en inglés) e incluso el cierre por parte de la Administración Federal de Seguridad del Transporte de Motoristas (FMCSA, por sus siglas en inglés).

Al crear un flujo de trabajo para abordar las violaciones de HOS en su panel de control de Samsara, usted puede:

• abordar sistemáticamente las áreas de riesgo
• resolver las infracciones rápidamente
• identificar si se necesitan capacitación adicional o procesos para las infracciones recurrentes

Recomendamos revisar su Panel de Cumplimiento todos los días para asegurarse de que su flota evite comportamientos no conformes y resuelva las violaciones. Todo gerente de cumplimiento debería poder responder las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas infracciones existentes tiene mi flota?
• ¿Cuántas horas de tiempo de conducción no identificado tiene mi flota?
• ¿Cuánta conducción no asignada de mi flota se ha gestionado?
• ¿Qué conductores tienen más infracciones?

Aspectos a tener en cuenta

• ¿Quién será responsable de revisar este informe de manera regular y actuar en base a sus resultados?
• ¿Cuáles son sus objetivos de rendimiento para cada indicador? ¿Qué porcentaje de registros de conducción en violación o conducción/segmentos no asignados debería activar una acción de gestión?
• ¿Cómo debería ser esa respuesta?

Comprendiendo el Panel de Cumplimiento

Indicador	Descripción	Guía	Detalles Adicionales
Mosaico de Violaciones de HOS (Figura A)	Vista instantánea del porcentaje de registros u horas registradas en violación del mandato ELD.	Idealmente, este mosaico debería estar al 100%. Si no es así, consulte el Informe de Violaciones de HOS para identificar problemas que deben resolverse.	Visto como Registros: El número de días con violaciones sobre el total de días en la ventana de informes. Visto como Horas: El tiempo total registrado en violación en comparación con el tiempo conforme en la ventana de informes.
Mosaico de Conducción No Asignada (Figura B)	Vista instantánea del porcentaje de tiempo de conducción no asignado en comparación con el tiempo total de conducción registrado en la ventana de informes.	Si una parte del indicador está en rojo, indica que los conductores están generando segmentos no asignados debido a la forma en que utilizan la aplicación del conductor.
Mosaico de Segmentos No Asignados (Figura C)	Vista instantánea del porcentaje de segmentos de conducción no asignados que se están asignando dentro de la ventana de informes. Este indicador es una herramienta de evaluación para sus gerentes. Informa qué tan bien están resolviendo los segmentos no asignados asignándolos a los conductores correspondientes.	Si este indicador no es mayoritariamente verde, indica que no hay un proceso efectivo, regular y estándar para resolver los segmentos no asignados.	Visto como Segmentos: El número de segmentos no asignados que se han gestionado (es decir, "asignado") dentro del período de informes. Visto como Horas: El tiempo total de conducción registrado durante los segmentos de conducción no asignados que se han gestionado (es decir, "asignado") dentro del período de informes.
Banner de Riesgo de Auditoría (Figura D)	Identifica áreas de alto riesgo de cumplimiento que requieren atención inmediata.	Si hay elementos de acción mostrados en este banner, tome medidas para resolverlos lo antes posible.

Aspectos a tener en cuenta:

• Este panel de control está preconfigurado para un período de 8 días en movimiento, lo que significa que todos los porcentajes y datos visibles examinarán los datos de la última semana. Este marco de tiempo no se puede ajustar.
• Para ver registros y rendimiento históricos, puede acceder al informe ampliado de cada indicador.

Para comenzar:

1. Revise su Panel de Cumplimiento y analice el estado actual de su flota.
2. Revise cualquier banner de riesgo de auditoría que pueda estar presente en su Panel de Cumplimiento.
3. Vea, asigne o anote los segmentos de HOS no asignados con el informe de HOS no asignados.

Véalo en acción:

1. Revise su Dashboard de Cumplimiento diariamente para analizar el estado actual de su flota e identificar los próximos pasos para resolver las infracciones.
   
   
   
   
   

   Nota

   Los tres indicadores le brindan información práctica para que pueda tomar las medidas necesarias para mantener su flota en cumplimiento. Más información

2. Utilice las banderas de riesgo de auditoría del Dashboard de Cumplimiento (Figura D) para aislar los problemas que requieren atención inmediata. Esta información le ayudará a evitar multas o sanciones innecesarias durante las inspecciones o auditorías.
   
   
   
   

   Tipos comunes de riesgos de auditoría detectados:

   • Configuraciones incompletas del dashboard
   • Falta de información del DOT
   • Falta de información de la licencia de conducir del conductor (número de licencia de conducir y estado de jurisdicción que emitió la licencia de conducir)
   • Números de identificación del vehículo (VIN)
   • Conexiones incorrectas o incompatibles de cables que no comparten los datos apropiados de ELD/diagnóstico
     
     
3. Utilice el informe de HOS no asignados para ver, asignar o anotar los segmentos de HOS no asignados.
   
   
   
   

   ¿Cómo se generan los segmentos de HOS no asignados?

   • Se genera un segmento no asignado cuando un vehículo "regulado" conduce a más de 5 mph y no tiene un conductor registrado a través de la aplicación del conductor.
   • El movimiento se basa en la velocidad del ECU, pero se utilizará la velocidad del GPS si el ECU no es confiable o está completamente ausente.
   • Un segmento no asignado se termina cuando el vehículo alcanza una velocidad de <5 mph durante 5 minutos o cuando un conductor se registra en la aplicación antes de que se alcancen los 5 minutos de velocidad de <5 mph.
     
     

   Aspectos a tener en cuenta:

   1. Las flotas sujetas a ELD deben gestionar los segmentos no asignados. Estos segmentos no asignados deben ser gestionados mediante:
      • Asignación a un conductor
      • Anotación como un movimiento no relacionado con la conducción
   2. Según el mandato de ELD, debe asignar manualmente todos los segmentos no asignados.
      • Sin embargo, para agilizar la asignación, puede configurar la ID de la cámara para detectar automáticamente los conductores y sugerirlos para los segmentos no asignados.
      • Si el conductor fue asignado a un trayecto, esta correlación no asigna automáticamente el segmento de HOS no asignado correspondiente.
      • Sin embargo, si asigna un segmento de HOS no asignado a un conductor, Samsara asigna automáticamente ese conductor al trayecto correspondiente.

Llévelo al siguiente nivel:

• Aproveche geocercas para anotar automáticamente segmentos no asignados para ubicaciones específicas. Para hacer esto, configure el tipo de dirección de la geocerca como "Patio".
• Configure una alerta de violación de HOS para recibir notificaciones cuando un conductor se acerque a una violación de HOS.
• Configure una alerta de conducción no asignada para recibir notificaciones cuando un vehículo se mueva sin un conductor asignado.